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Distribué sous licence GNU GPL
MicroCompta 
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Nouvelle version 2
Une comptabilité recettes/dépenses ultra simple pour les petites associations
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Notice MicroCompta

Index de l'article
Notice MicroCompta
Description du classeur
Utilisation
Glossaire
Toutes les pages
1. Généralités

MicroCompta  est une feuille de calcul ou classeur fonctionnant pour le moment sur Microsoft Office Excel. Il est distribué sous licence GNU GPL V3.

Il s’adresse aux petites associations et leur permet de tenir une comptabilité journalière et de présenter un compte recettes/dépenses dégageant le résultat d’exploitation, une balance analytique mettant en évidence les comptes par évènement (loto, fête, ventes, cotisations etc…). On saisit les opérations de dépenses, celles des recettes, et le reste s’effectue automatiquement.


2. Description du classeur

Le classeur comprend 9 feuilles de calcul :

PANNEAU DE COMMANDES : Présentation et mode d’emploi

PLAN COMPTABLE : Plan comptable. On utilisera les comptes proposés. Le libellé des recettes est laissé libre.

JOURNAL DEPENSES : Journal des dépenses. On saisit ici chaque opération comptable de dépenses, à l’exception des dépenses d’investissement. Les boutons déclenchent le calcul du grand livre des dépenses. On peut trier par N° d’ordre d’entrée ou par date d’opération.

JOURNAL RECETTES : Journal des recettes. On saisit ici chaque opération comptable de recettes, à l’exception des subventions ou prêts d’investissement. Les boutons déclenchent le calcul du grand livre des recettes. On peut trier par N° d’ordre d’entrée ou par date d’opération.

GRAND LIVRE DEPENSES : Grand livre des dépenses. Il est vierge au départ et se remplit automatiquement par clic sur les boutons placés dans les feuilles précédentes.

GRAND LIVRE RECETTES : Grand livre des recettes. Il est vierge au départ et se remplit automatiquement par clic sur les boutons placés dans les feuilles précédentes.

GRAND LIVRE ANALYTIQUE : Grand livre analytique. Il est vierge au départ. Si on a bien renseigné le Code Evènement (CODE EVMT) les montants se classent automatiquement par code évènement. On peut juger de la rentabilité de chaque évènement.

RECETTES DEPENSES : Compte de résultat recettes/dépenses. Indiquer manuellement les mouvement de fonds concernant les investissements.

CALCULS ANNEXES : Feuille de calcul annexe sans intérêt pour l’utilisateur.


3. Utilisation

  • Première utilisation :
  1. Ouvrir le classeur
  2. Le sauvegarder sous un nom explicite et différent (ex : compta2010.xls)
  3. Saisir feuille « panneau de commandes » la date de début d’exercice (parfois différente du 1er janvier)
  4. Feuille « plan comptable », saisir les différents libellés de produits (recettes) propres à l’activité. Un utilisateur connaissant Excel, ses macros et ses formules pourra ajouter des comptes de dépenses et de recettes.
  5. Sauvegarder le classeur. Il est prêt pour les saisies des opérations comptables de l’année
  • Utilisation courante :
  1. Saisie d’une opération comptable : afficher la feuille « dépenses » ou « recettes »
  • 1ère col. : N° d’ordre de saisie (1, 2, 3,…).
  • 2ème col. : date (JJ/MM/AA ou AAAA). C’est la date d’encaissement à la banque.
  • 3ème col. : libellé libre et personnalisé de l’opération (ex : achat des boissons, salaire Nicole…).
  • 4ème col. : code évènement alphanumérique (libellé court propre à un évènement ou une opération (ex : loto2010, spectacle 01). Ce code doit être le même pour les dépenses et recettes concernant un même évènement.
  • 5ème col. : N° de compte à choisir dans la feuille « plan comptable ». Bien reporter le numéro exact. Une erreur apparaît à droite si le numéro de compte est erroné.
  • 6ème col. : le libellé du compte du plan comptable s’inscrit automatiquement. Cela permet de vérifier le motif de l’opération saisie.
  • col.  DEPENSES ou RECETTES - saisir le montant de la dépense ou de la recette
  • col. « C » : sans objet à ce stade
En cours d’exercice :

En cliquant sur les boutons de mise à jour des grands livres comptables (recettes ou dépenses), on crée (la 1ère fois) ou on met à jour (en cours d’exercice) :

  • la liste des opérations par N° de compte. Comparer (Pointer) les opérations saisies avec les opérations des relevés bancaires. Pointer également les talons de chèques émis avec les relevés bancaires. C’est ce qu’on appelle le rapprochement bancaire.
  • Le compte de résultat provisoire. Celui-ci est à prendre à ce stade avec la plus grande prudence. En effet, le résultat n’est le solde de trésorerie réel que si toutes les dépenses et recettes de la période ont été saisies. De plus il ne représente pas le résultat économique réel. Imaginons que le résultat à fin mai(mois 5) soit positif de 300€, mais que le montant de l’assurance annuelle soit de 1200€ et ne soit pas encore payée. Le vrai résultat économique devrait tenir compte des 5/12èmes de 1200€ soit 500€, ce qui donne -200€.
En cliquant sur le bouton de mise à jour du grand livre analytique, on crée (la 1ère fois) ou on met à jour (en cours d’exercice) le grand livre analytique (classement des opérations par code évènement).

 


Opérations de fin d’exercice :

  1. Cliquer sur les différents boutons de mise à jour.
  2. Contrôler l’identité du montant total des recettes et de celui des dépenses (total des grands livres) avec ceux du compte de résultat.
  3. S’il y a eu des dépenses ou recettes concernant des investissements, les noter manuellement dans les zones réservées dans le compte de résultat recettes/dépenses.
  4. Indiquer les soldes bancaires (relevés bancaires) et de caisse (espèces) en début et en fin d’exercice. On doit trouver la mention « SOLDES OK ». à défaut, refaire le pointage des opérations saisies avec les opérations des relevés bancaires et de caisse et les talons de chèques émis. 



4. Glossaire

Balance : état des soldes des comptes, classé par compte.

Dépenses : Argent versé.

Charge : dépense, en langage comptable.

Compte : «Tiroir » portant un numéro dans lequel on place les recettes ou dépenses de même type. Les numéros de comptes sont définis dans le plan comptable et sont normalisés. Savoir que les comptes de recettes (ou produits) commencent par un 7 et les comptes de dépenses (ou charges) par un 6.

Compte de résultat : tableau dans lequel on place, à droite les recettes ou produits, et à gauche, les dépenses ou charges.

Exercice : période comptable à la fin de laquelle on clôture (ferme) la comptabilité. En général, elle est de 12 mois, souvent du 1er janvier au 31 décembre, mais pas obligatoirement.

Grand-livre : état reprenant les opérations du journal, mais classé par compte.

Opérations : c’est une action comptable élémentaire. Exemples : un paiement par chèque, la vente de billets au cours d’une même journée. Une remise de chèques d’un même bordereau.

Produit : recette, en langage comptable.

Recettes : Argent reçu.

Résultat : différence entre produits et charges. S’il est positif, c’est un bénéfice et on l’inscrit à gauche. S’il est négatif, c’est une perte et on l’inscrit à droite. Ceci pour que le total de la colonne de droite soit toujours égal à celui de la colonne de gauche, ce qui un grand principe de comptabilité.

 
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